Referatmailen: det, der kommer, når mødet slutter

Når et møde slutter, skriver Rango det op. Opsamlingen lander to steder: på mødesiden i dit arbejdsrum og – hvis du vil – i din indbakke.

Hvad referatet indeholder

Mailen er kort med vilje. Hvad mødet handlede om; hvad der blev besluttet, og hvem der har ansvaret for hvad; de vigtigste pointer; og hvad der blev rejst uden at blive afklaret – de åbne spørgsmål, der ellers fordamper. Der er et link til hele transskriptionen, men selve transskriptionen indsættes aldrig i mailen: referater skal kunne læses på tredive sekunder, og ingens indbakke har brug for en mur af replikker.

Hvor det havner

Referater sendes til arbejdsrummets e-mail. Hvis en anden har oprettet mødet fra en kalenderinvitation, går deres referat til dem. Et arbejdsrum, ingen endnu har gjort krav på, har ingen adresse – indstillingssiden siger det ligeud i stedet for at lade kontakten tavst love post, der ikke kan sendes.

At slå det fra (og hvad der ikke ændrer sig)

Kontakten ligger under Indstillinger og gælder hele arbejdsrummet. Når den er slået fra, ændrer intet andet sig: der deltages stadig i møder, de skrives stadig op, og alt ligger stadig på mødesiden – du har bare frabedt dig kopien i indbakken.

Mødesiden er den fulde dokumentation

Til alt, der går dybere end referatet, rummer mødesiden resuméet, beslutningslisten med ansvarlige, tidslinjen og hele transskriptionen, så længe din plan gemmer dem. Referatet er notifikationen; siden er dokumentationen.

Ét ærligt råd

Hvis dit teams vane er "noter i kanalen", så indsæt referatet der – det er skrevet til at blive indsat. Pointen med referatet er, at den, der gik glip af mødet, ikke skal være nødt til at spørge den, der var med.