Sammendragsmailen: det som kommer når møtet er slutt

Når et møte er ferdig, skriver Rango det opp. Oppsummeringen lander to steder: på møtesiden i arbeidsområdet ditt, og – hvis du vil – i innboksen din.

Hva sammendraget inneholder

E-posten er kort med vilje. Hva møtet handlet om; hva som ble bestemt og hvem som eier hva; de viktigste poengene; og alt som ble tatt opp uten å bli avklart – de åpne spørsmålene som ellers fordamper. Det er en lenke til hele transkripsjonen, men selve transkripsjonen limes aldri inn i e-posten: sammendrag skal kunne leses på tretti sekunder, og ingens innboks trenger en vegg av replikker.

Hvor det går

Sammendrag går til e-postadressen på arbeidsområdet ditt. Hvis noen andre satte opp møtet fra en kalenderinvitasjon, går deres sammendrag til dem. Et arbeidsområde ingen har gjort krav på ennå, har ingen adresse – innstillingssiden sier det rett ut i stedet for å la bryteren stilltiende love post som ikke kan sendes.

Å slå det av (og hva som ikke endres)

Bryteren ligger under Innstillinger og gjelder hele arbeidsområdet. Med den av endres ingenting annet: det blir fortsatt deltatt i møter, de skrives fortsatt opp, og alt ligger fortsatt på møtesiden – du har bare takket nei til kopien i innboksen.

Møtesiden er den fullstendige dokumentasjonen

For alt som går dypere enn sammendraget, rommer møtesiden oppsummeringen, beslutningslisten med ansvarlige, tidslinjen og hele transkripsjonen, så lenge planen din tar vare på dem. Sammendraget er varselet; siden er dokumentasjonen.

Ett ærlig tips

Hvis vanen i teamet ditt er "notater i kanalen", lim inn sammendraget der – det er skrevet for å limes inn. Poenget med sammendraget er at den som gikk glipp av møtet, ikke skal måtte spørre den som var med.