De samenvattingsmail: wat er binnenkomt zodra de vergadering klaar is

Zodra een vergadering klaar is, werkt Rango hem uit. Dat verslag landt op twee plekken: op de vergaderpagina in je werkruimte en — als je dat wilt — in je inbox.

Wat er in de samenvatting staat

De e-mail is bewust kort. Waar de vergadering over ging; wat er is besloten en wie wat oppakt; de belangrijkste punten; en alles wat wel is aangekaart maar niet afgerond — de openstaande vragen die anders verdampen. Er staat een link naar de volledige transcriptie bij, maar de transcriptie zelf wordt nooit in de mail geplakt: een samenvatting lees je in dertig seconden, en niemands inbox zit te wachten op een muur vol dialoog.

Waar hij heen gaat

Samenvattingen gaan naar het e-mailadres van je werkruimte. Heeft iemand anders de vergadering vanuit een agenda-uitnodiging opgezet, dan gaat hun samenvatting naar hen. Een werkruimte die nog niemand heeft geclaimd, heeft geen adres — en de instellingenpagina zegt dat hardop in plaats van de schakelaar stilletjes post te laten beloven die nergens heen kan.

Uitzetten (en wat er níét verandert)

De schakelaar staat bij Instellingen en geldt voor de hele werkruimte. Staat hij uit, dan verandert er verder niets: vergaderingen worden nog steeds bijgewoond, nog steeds uitgewerkt, en alles staat nog steeds op de vergaderpagina — je hebt alleen de kopie in je inbox afgezegd.

De vergaderpagina is het volledige verslag

Voor alles wat dieper gaat dan de samenvatting staan op de vergaderpagina het overzicht, de besluitenlijst met eigenaren, de tijdlijn en de complete transcriptie, zolang je pakket ze bewaart. De samenvatting is de melding; de pagina is het verslag.

Eén eerlijke tip

Is de gewoonte van je team "notulen in het kanaal", plak de samenvatting daar dan neer — hij is geschreven om geplakt te worden. Het punt van een samenvatting is dat wie de vergadering miste, het niet hoeft te vragen aan wie erbij was.